SAP sieht in S/4HANA den „digitalen Kern“, der für eine zukunftsorientierte Unternehmens- und IT-Strategie unerlässlich ist. Der Wechsel auf S/4HANA kann für Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich bringen. So weit so gut, doch viele Kunden verfügen über Daten im aktuellen SAP-System, die nur sporadisch oder noch nie archiviert wurden – manche seit Go-live vor zwanzig Jahren.
Im kommenden S/4HANA-System werden alle Daten und Dokumente in der S/4HANA-Datenbank und damit im Hauptspeicher gehalten (volumensbasierte Lizensierung). Das wird alles andere als preisgünstig, schon gar nicht wenn Daten von vor zwanzig Jahren in der „In-Memory-Datenbank“ vorgehalten werden, wobei hier der Grund nur noch ein rein „nostalgischer“ sein kann. Je nach gewähltem Upgrade Pfad (Greenfield/Brownfield/..) ist es unabdingbar, vorab zu archivieren, besser zu löschen. Inkonsistenzen liegen durchaus am Weg, diese sind zu bereinigen und die Reduktion der Datenmenge hilft enorm bei der Laufzeit einer Conversion Ein weiterer Aspekt ist die gültige DSGVO, die mittels SAP-ILM umzusetzen ist - und dahinter liegt technisch eigentlich auch die Archivierung bzw. Löschung von Daten.
Unsere Empfehlung ist: Auf ihrem Weg zu S/4HANA in den nächsten Jahren liegt auch ein Archivierungsprojekt - auch der S/4HANA Readiness Check wird das aufzeigen, aber erste Schritte sind auch zu ERP Zeiten möglich und minimieren ihr Umstiegsrisiko.
Wichtige Gründe für eine SAP-Datenarchivierung
Datenbankgröße/-wachstum
Die SAP-Datenarchivierung wirkt gängigen Datenbankproblemen entgegen:
- Kritische Datenbankgrößen werden entschärft
- Speicherplatzprobleme werden behoben
- Erheblich verringerte Kosten der Conversion auf S/4HANA
- Bereitet einen Release - Wechsel optimal vor
Performance
Eine Archivierung der Datenbank bietet neben einer Erleichterung des Datenbank-Handlings, der Optimierung von Backup – und Recovery-Zeiten auch eine Optimierung der Antwortzeiten. Die Folge ist eine Steigerung der System-Performance.
Qualität
Unternehmen erreichen eine spürbar höhere Datenqualität durch die Archivierung und Löschung gekennzeichneter Daten, beziehungsweise durch die Bereinigung der Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Rechtliche Gründe
Auch die rechtlichen Rahmenbedingungen, wie die Anforderungen von Wirtschafts- und Steuerprüfern, sowie der Datenschutzgrundverordnung seit 2018, müssen beachtet und eingehalten werden. Die SAP-Datenarchivierung stellt die Einhaltung dieser Rahmenbedingungen sicher.
Wie ein SAP-Archivierungsprojekt erfolgen kann und wann sich ein SAP-Archivierungsprojekt amortisiert
Zur Vorbereitung einer S/4HANA Conversion gibt es kein Archivierungs-Standard-Szenario, das bei jeder Kundeninstallation in gleicher Art und Weise angewendet werden kann. Somit muss für jedes SAP-System ein individuelles Konzept erstellt und umgesetzt werden.
Mit einer kurzen Analyse der Tabellen der jeweiligen produktiven SAP-Datenbank, können die für eine SAP-Datenarchivierung relevanten Archivierungsobjekte identifiziert werden. Aus der Summe der Datenmenge der potenziell zu archivierenden Daten dieser Archivierungsobjekte ergibt sich das Gesamtpotential zur SAP-Datenarchivierung.
Setzt man nun für dieses Gesamtpotenzial die monatlichen Kosten pro 1GB für die Datenbankadministration an, ergibt sich das Einsparungspotenzial durch die SAP-Datenarchivierung. Bedenken Sie auch, dass durch die Archivierung im produktiven System, sich dies im Laufe der Zeit durch Systemkopien auch auf Ihre Entwicklungs- und Testsystem positiv auswirkt.
Praxisbeispiel aus einem abgeschlossenen Projekt
Das Gesamtpotential nach erfolgter Analyse der Tabellen der produktiven SAP-Datenbank ergab bei 18 relevanten Archivierungsobjekten insgesamt 2.002.357 MB. Bei Kosten von 1GB = je 0,25€/Monat für das Entwicklungs- und Testsystem und 1GB = 0,95€/Monat für das Produktivsystem ergab sich eine mögliche monatliche Gesamtkosteneinsparung von 1GB = 1,45€. Somit bestand bei Durchführung der SAP-Datenarchivierung ein Einsparungspotenzial von 2.903,42€ pro Monat.
Gerechnet mit dem jährlichen Einsparungspotential von 34.841€ war in diesem Projekt eine Amortisierung bereits nach einem Jahr erfolgt.
Die zusätzliche Kosteneinsparungen durch eine SAP-Datenarchivierung im Vorfeld einer S/4HANA Conversion wurde hierbei noch gar nicht berücksichtigt.
Für eine individuelle Analyse Ihrer SAP-Datenbank und der Berechnung Ihres Potenzials zur SAP-Datenarchivierung stehen wir gerne zur Verfügung - wir freuen uns auf eine Zusammenarbeit mit Ihnen.