snapWARE Master Data Center (MDC)

Herausforderung - Stammdaten, Stammdaten, Stammdaten …

Gesundheitseinrichtungen stehen vor der Herausforderung, eine stetig wachsende Anzahl an Material- und Einkaufsstammdaten aus unterschiedlichsten Quellen zu verwalten. Hersteller, Händler, Einkaufsgemeinschaften und zentrale Datenbanken liefern Informationen in variierenden Formaten, Strukturen und Qualitätsstufen. Diese Heterogenität führt in der Praxis häufig zu inkonsistenten Daten, Dubletten, unvollständigen Informationen und hohem manuellem Pflegeaufwand.

Insbesondere im Zusammenspiel von Klinikeinkauf, Materialwirtschaft und Klinikapotheke entstehen dadurch Medienbrüche und Ineffizienzen. Fehlerhafte oder veraltete Stammdaten wirken sich direkt auf nachgelagerte Prozesse aus – von der Bedarfsermittlung über die Bestandsführung bis hin zur Beschaffung. Gleichzeitig fehlen Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten, um Datenqualität systematisch zu überwachen und nachhaltig zu verbessern.

Unsere Lösung - verfügbare Daten und Informationen konsequent nutzen

Das snapWARE Master Data Center ist eine zentrale SAP-basierte Softwarekomponente für die Einkaufsabteilungen von Gesundheitseinrichtungen. Ziel des MDC ist es, SAP-Material- und Einkaufsstammdaten konsistent, aktuell und qualitätsgesichert bereitzustellen – als Grundlage für effiziente und stabile Prozesse in Einkauf, Logistik und Klinikapotheke.

MDC fungiert als zentrale, einheitliche Ebene zwischen externen Datenquellen und dem SAP-System des Krankenhauses. Externe Informationen werden strukturiert eingebunden, mit den eigenen SAP-Stammdaten in Beziehung gesetzt und zentral gepflegt. Durch diese Bündelung entsteht eine verlässliche, transparente Datenbasis, die den manuellen Pflegeaufwand erheblich reduziert und gleichzeitig die Datenqualität deutlich erhöht.

So funktioniert es

Im Master Data Center werden Material- und Einkaufsstammdaten aus unterschiedlichen externen Quellen zentral zusammengeführt. Dazu zählen Herstellerdaten, Lieferantendaten, Informationen von Einkaufsgemeinschaften sowie Inhalte aus zentralen Datenbanken. Die Anbindung dieser Datenquellen erfolgt über eine einmalige Datensatzabstimmung; für große Krankenhaus-Einkaufsgemeinschaften stehen bereits vorgefertigte OCI-Adapter zur Verfügung. Ergänzend hierzu sind – abhängig vom jeweiligen Datenprovider – auch direkte Anbindungen über API-Schnittstellen möglich. Dadurch kann eine flexible Integration externer Datenquellen sichergestellt werden.

Die zentrale Stammdatenpflege ermöglicht eine deutliche Effizienzsteigerung: Neue Artikel können schnell und strukturiert über Vorlagen oder einen Materialstammgenerator angelegt werden. Integrierte Prüfmechanismen – wie Dublettenprüfungen, Fehlertransparenz und einfache Korrekturmöglichkeiten – sorgen für eine nachhaltige Verbesserung der Datenqualität und vermeiden Redundanzen.

Insbesondere für große Gesundheitseinrichtungen mit mehreren Werken bietet das MDC leistungsfähige Funktionen zurWerksverteilung von Materialstammdaten. Materialstämme können mit wenigen Klicks in alle relevanten Werke verteilt werden. Über definierbare Ableitungsregeln lassen sich dabei Feldinhalte werksspezifisch unterschiedlich befüllen und automatisiert verteilen. Ergänzend steht ein Infosatzverteiler zur Verfügung, der eine konsistente und effiziente Pflege und Verteilung von Einkaufsinfosätzen unterstützt.

Ein weiteres zentrales Element ist die integrierte Materialantragsfunktion. Da die Anlage von Stammdaten in der Regel zentral organisiert ist und nicht jeder Anwender entsprechende Berechtigungen besitzt, werden neue Materialien häufig über komplexe und fehleranfällige Workflows beantragt. Mit der Materialantragsfunktion wird dieser Prozess vollständig ins MDC verlagert. Anwender können strukturierte Anträge zur Neuanlage von Materialien stellen und dabei alle relevanten Informationen bereits vorbereiten. Das Stammdatenteam prüft und bearbeitet diese Anträge zentral. Anträge können freigegeben, angepasst, zur Überarbeitung an den Antragsteller zurückgegeben oder abgelehnt werden. Unterstützt wird dieser Prozess durch integrierte Textfunktionen sowie E-Mail-Benachrichtigungen.

Zusätzlich stellt das MDC Funktionen zur Feldüberwachung bereit. Sensible Felder im Materialstamm (MM02) und im Infosatz (ME12) können gezielt auf ausgewählte Stammdatenmanager eingeschränkt werden. Änderungen an diesen Feldern werden transparent überwacht und nachvollziehbar dokumentiert, wodurch Governance und Compliance im Stammdatenmanagement gestärkt werden.

Für operative Effizienz sorgen darüber hinaus leistungsfähige Sammelbearbeitungsfunktionen. Mehrere Materialien können in einem Schritt bearbeitet werden, beispielsweise beim Anlegen von Lagerorten, beim Anlegen oder Zuordnen von Kontrakten oder bei der Pflege von Dispositionsbereichsdaten. Dadurch lassen sich auch umfangreiche Stammdatenänderungen schnell, konsistent und fehlerarm umsetzen.

Ein zentrales Element ist das Stammdaten-Cockpit, das eine transparente Steuerung im sogenannten „Cockpit-Modus“ erlaubt. Anwender erhalten eine umfassende Übersicht über alle relevanten Stammdaten, können gezielt filtern, suchen und fehlerhafte Daten identifizieren. Dadurch wird der Zugriff auf benötigte Informationen beschleunigt und die Benutzerfreundlichkeit deutlich erhöht.

Die qualitätsgesicherten Stammdaten stehen anschließend durchgängig in den SAP-Prozessen zur Verfügung – von der Anforderung über die Bestandsführung und den Einkauf bis hin zu angrenzenden Bereichen wie Finanzen und Controlling.