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Eine zentrale Backend-Lösung für die technische Instandhaltung (TFM) 

Ihre Herausforderungen im Krankenhausalltag

Im Bereich Technik und Instandhaltung (TFM) bestehen zahlreiche dokumentierte Problemstellungen. Besonders herausfordernd sind die sehr hohen gesetzlichen und normativen Dokumentationspflichten, bei denen jederzeit nachvollziehbar sein muss, wer wann welche Reparatur, Wartung oder Prüfung durchgeführt hat. Gleichzeitig ist die Informationslage zu Geräten, Anlagen und Räumen häufig stark verteilt und unübersichtlich. Oft fehlen vollständige oder aktuelle Anlagenakten, Gerätebücher oder Raumbücher, was die tägliche Arbeit zusätzlich erschwert.

Hinzu kommt ein aufwändiges und ineffizientes Auftragsdispatching, das zu Verzögerungen und unnötigem Koordinationsaufwand führt. Die Transparenz für Techniker, Dispatcher und Anwender ist insgesamt gering, was Abstimmungen erschwert und Fehler begünstigt. Medienbrüche zwischen Technik und Anwendern sorgen zusätzlich für Informationsverluste und ineffiziente Prozesse.

Auch die Auswertbarkeit von Schulungen, Befähigungen und Unterweisungen ist häufig schwierig oder nur mit hohem manuellem Aufwand möglich. Klassische SAP-PM/EAM-Oberflächen stoßen zudem oft auf geringe Anwenderakzeptanz, was die konsequente Nutzung der Systeme behindert. Insgesamt fehlt vielen Organisationen ein klarer Überblick über relevante Kennzahlen, KPIs und langfristige Tendenzen. Abgerundet wird die Problemlage durch heterogene oder teilweise gar nicht vorhandene Lösungen für Fuhrpark- und Poolassets, die eine einheitliche Steuerung und Transparenz zusätzlich erschweren.

… und warum Sie eine einfache Lösung brauchen

Angesichts dieser Vielzahl an Herausforderungen wird deutlich, warum eine einfache, klar strukturierte Lösung unerlässlich ist. Eine solche Lösung reduziert Komplexität und schafft Ordnung in einer ansonsten fragmentierten System- und Informationslandschaft. Sie ermöglicht es, gesetzliche und normative Anforderungen zuverlässig zu erfüllen, ohne zusätzlichen administrativen Aufwand zu erzeugen, und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen zu Anlagen, Geräten und Räumen zentral und jederzeit verfügbar sind.

Eine einfache Lösung unterstützt effiziente Prozesse im Tagesgeschäft, insbesondere beim Auftragsdispatching, und sorgt für transparente Abläufe für Techniker, Dispatcher und Anwender gleichermaßen. Sie vermeidet Medienbrüche, fördert eine durchgängige Kommunikation und erhöht dadurch die Prozesssicherheit. Durch intuitive Oberflächen steigt zudem die Anwenderakzeptanz deutlich, was die Qualität der Daten und die Verlässlichkeit der Dokumentation nachhaltig verbessert.

Darüber hinaus schafft eine schlanke Lösung die Basis für aussagekräftige Auswertungen, klare KPIs und einen besseren Überblick über Entwicklungen und Tendenzen. Sie unterstützt die strukturierte Verwaltung von Qualifikationen, Schulungen und Unterweisungen und integriert Fuhrpark- und Poolassets in ein einheitliches Gesamtbild. Insgesamt ermöglicht eine einfache Lösung, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: einen sicheren, effizienten und transparenten Betrieb der Technik und Instandhaltung

Die Realität in vielen Häusern:

Die Realität in vielen Häusern ist geprägt von historisch gewachsenen Strukturen, Insellösungen und einem hohen Maß an manuellen Prozessen. Unterschiedliche Systeme, Excel-Listen, Papierdokumentationen und E-Mails existieren parallel und bilden keinen durchgängigen, konsistenten Informationsfluss. Relevante Daten zu Anlagen, Geräten, Räumen oder Aufträgen sind auf mehrere Stellen verteilt, oft unvollständig oder nicht aktuell verfügbar.

Im Tagesgeschäft führt dies zu hohem Koordinationsaufwand, Rückfragen und Doppelarbeiten. Techniker erhalten Informationen verspätet oder unvollständig, Dispatcher müssen improvisieren, und Anwender wissen häufig nicht, in welchem Status sich ihre Meldung oder ihr Auftrag befindet. Gleichzeitig steigt der Druck durch gesetzliche Anforderungen, Audits und Prüfungen, die eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation verlangen.

Statt Transparenz und Steuerbarkeit dominieren Reaktion und Fehlerkorrektur. Kennzahlen werden – wenn überhaupt – nachträglich und mit erheblichem Aufwand ermittelt, wodurch fundierte Entscheidungen erschwert werden. Schulungen, Befähigungen und Unterweisungen lassen sich nur eingeschränkt auswerten, und für Fuhrpark- oder Poolassets fehlen häufig einheitliche Regelungen und Systeme. Insgesamt bindet diese Realität wertvolle Zeit und Ressourcen, die eigentlich für den sicheren und effizienten Betrieb der Technik und Instandhaltung benötigt würden.