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Success Story

Elektronischer Rechnungseingang bei der Stadt Wien

Snap consulting schafft gemeinsam mit SAP im Rechenzentrum der Wiener Stadtverwaltung die Voraussetzungen für die elektronische Rechnungslegung: Durch Implementierung von SAP NetWeaver Exchange Infrastructure mit Webportalanbindung und automatische Dokumentenverteilung wird der Rechnungslegungsprozess automatisiert und der Umfang der Papierrechnungen nachhaltig reduziert.

ECHENZENTRUM DER WIENER STADTVERWALTUNG

Das Rechenzentrum der Wiener Stadtverwaltung sorgt für die optimale Nutzung der Informations- und Kommunikationstechnologie im Magistrat. Mit einem der größten Computernetze Europas schafft die Magistratsabteilung (MA) 14 die technischen Grundlagen für ca. 35.000 Magistratsbedienstete. Alle Dienststellen der Stadt Wien werden bis 2009 in einem flächendeckenden Roll-Out SAP ERP 2005 einführen. Im Moment sind jedoch noch zwei unterschiedliche Release-Stände und ein Altsystem im Einsatz. 

 

ELEKTRONISCHE RECHNUNGSLEGUNG

Um den Umfang der Papierrechnungen zu reduzieren, schuf die MA 14, in Abstimmung mit dem Rechnungsamt der Stadt Wien MA 6, die Voraussetzungen für elektronische Rechnungslegungen. Dabei müssen die digitalen Signaturen der eingehenden Rechnungen auf ihre Gültigkeit überprüft und eine sichere Archivierung gewährleistet werden. Die Stadt Wien stellt ihren Lieferanten ein Webportal zur Verfügung, auf dem sie ihre digitalen Rechnungen übermitteln können. Kunden, die nicht über die technischen Möglichkeiten und Ressourcen verfügen, ihre Rechnungen selbst zu signieren, können diese über Outsourcing-Partner, z. B. über EBPP, konvertieren und über ein Portal an die Stadt Wien übermitteln lassen. „Die Stadt Wien erhält im Jahr ca. 200.000 Rechnungen und plant einen Großteil auf elektronische Rechnungen umzustellen. Die Heranführung der Geschäftspartner erfolgt schrittweise. Derzeit erhalten wir online per SOAP-Service, FTP oder HTTP zwischen 2.000 bis 3.000 Rechnungen im Monat“, erläutert Bernd Wünschek, SAP Entwicklungsstrategie, Stadt Wien.

 

SCHNITTSTELLEN MIT SAP XI VERWALTEN

Für die Anbindung an das Portal, die automatische Verteilung und die Verwaltung der Schnittstellen führte die MA14 SAP NetWeaver Exchange Infrastructure ein. SAP NetWeaver XI stellt ein Toolset zur Verfügung um neue Schnitt-stellen zu entwickeln und zu warten. Unterstützt werden dabei auch non-XML Formate. Content Based Routing sorgt für die Ermittlung des Empfängers und basierend auf dieser Logik wird dann eine Formatkonvertierung vorgenommen. SAP NetWeaver XI ruft die Rechnungen der Stadt Wien periodisch ab und verarbeitet diese durch Aufruf diverser Web-Services. Zunächst wird die Gültigkeit der Signaturen überprüft, die Rechnungen werden archiviert und danach aufgrund von Rechnungsmerkmalen auf verschiedene Backendsysteme an die entsprechenden Stellen verteilt. Rechnungen werden automatisch vervollständigt. Aufgrund des Inhaltes muss entschieden werden, in welches SAP-System die Daten weiter gegeben werden. Die gesamte Verteilung und Steuerung wird über SAP Net Weaver XI abgewickelt. Die Entscheidung der Stadt Wien für SAP NetWeaver XI erfolgte aufgrund mehrerer Kriterien. Da SAP NetWeaver XI nicht nur Web-Protokolle, sondern auch IDOC unterstützt, ist eine Anbindung an unterschiedliche Systemlandschaften möglich. Nach einer intensiven Evaluierungsphase entschied sich die MA 14 auch wegen der Flexibilität und der weiteren Einsatzmöglichkeiten für SAP NetWeaver XI.

 

BESSERE STRUKTURIERUNG DER IT-LANDSCHAFTEN 

„SAP NetWeaver XI hat wesentliche Vorteile in Bezug auf die Integration der unterschiedlichen Protokollvarianten, wir können auf Rechnungsverläufe eingehen, Archivierungen asynchron anstoßen und über SAP NetWeaver XI Monitoring den gesamten Prozess nachvollziehen“, fasst Bernd Wünschek die Vorteile zusammen. 

Die Betriebsführung wird ebenfalls vereinfacht. Durch den zentralen Routing-Mechanismus ist das An- und Abhängen von Systemen leicht möglich. „Durch den Übergang von Papierrechnung auf automatisierte Einbuchungen ergeben sich auch Verbesserungen in den Geschäftsprozessen. Man erspart sich den Scanvorgang für die Archivierung und die manuelle Eingabe der Rechnungsdaten. Nicht zuletzt haben auch die Lieferanten Vorteile, weil sie ihr Geld früher bekommen“, fügt Andreas Scherf, technischer Berater, snap consulting, hinzu.

„Mit SAP NetWeaver XI können wir unsere IT-Landschaft besser strukturieren und wir haben einen bedeutenden Schritt in Richtung serviceorientierter Architektur getan“, bemerkt Bernd Wünschek abschließend: „Die Vorteile von SAP NetWeaver XI haben uns überzeugt, sie haben sich in der Praxis bewährt. SAP NetWeaver XI ist ein strategisches Produkt, das wir für alle zukünftig aufkommenden SAP-Schnittstellen ebenfalls verwenden wollen.“

 

 

AUF EINEN BLICK ZUSAMMENGEFASST

Um den Umfang der Papierrechnungen zu reduzieren, schuf die MA 14 für die Stadt Wien die Voraussetzungen für elektronische Rechnungslegungen. Für die Anbindung an das Webportal, die automatische Verteilung und die Verwaltung der Schnittstellen führte die MA 14 SAP NetWeaver Exchange Infrastructure ein.

 

PROJEKTZIELE&nb

  • Reduzierung von Papierrechnungen
  • Umstellung auf einen elektronischen Rechnungseingang 
  • Verwaltung von elektronischen Rechnungen aus unterschiedlichen Quellen
  • Steuerung der Archivierung
  • Prüfen der digitalen Signaturen

DIE WICHTIGSTEN HERAUSFORDERUNGEN 

  • Einsatz von SAP-Systemen unterschiedlicher ReleaseStände und ein Altsystem
  • Ehrgeiziger Zeitplan
  • Laufender SAP-Roll-Out im Magistrat Wien

ENTSCHEIDUNG FÜR SAP

  • Strategische Entscheidung für SOA im SAP-Umfeld
  • Offene Anbindungsmöglichkeiten

HIGHLIGHTS

  • Einsatz von SAP NetWeaver XI als strategisches Produkt für die Verwaltung weiterer Schnittstellen
  • Gute Zusammenarbeit mit snap consulting

HAUPTNUTZEN FÜR DEN KUNDEN 

  • Integration unterschiedlicher Protokollvarianten
  • Zentraler Routing-Mechanismus
  • Anstoßen der Archivierung
  • Anbindung an SAP- und nicht SAP-Systeme
  • Einfache Erweiterbarkeit
  • Monitoring: Nachvollziehbarkeit der Nachrichtenverarbeitung

 LÖSUNGEN

  • SAP NetWeaver Exchange Infrastructure 3.0

 VORHANDENE SYSTEMLANDSCHAFT

SAP ERP 2005, Business Information Warehouse, SAP Portal sowie zwei SAP-Systeme unterschiedlicher Release-Stände und ein Altsystem

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