AKH Wien, kurz vor zwölf Uhr mittags: Herr A., 63, blickt sehnsüchtig zur Tür des Krankenzimmers, er ist hungrig. Wenige Augenblicke später öffnet sich die Tür und sein tags zuvor ausgewähltes Wunschmenü wird serviert. Gleiches passiert bei Frau B., 18, im Stock darüber, und bei mehr als 1.500 anderen Patientinnen und Patienten, die stationär im Allgemeinen Krankenhaus der Stadt Wien behandelt werden.
Engagiertes Küchenteam mit neuer Großküche
Dass die Verpflegung von Patientinnen und Patienten und medizinischem Personal mit täglich rund 9.000 Portionen reibungslos klappt, dafür sorgen die 164 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Großküche im Universitätsklinikum des AKH Wien. Seit September 2020 bereiten sie die Speisen noch schneller, schonender und energiesparender zu. Denn Österreichs größte Krankenhausküche wurde in den letzten zwei Jahren umgebaut und auf den neuesten Stand der Technik gebracht.
Dazu wurden – neben der Küche selbst – auch die Warenlager und Kühlräume modernisiert, Wegzeiten verkürzt und Arbeitsabläufe optimiert. Neue ergonomische Geräte erhöhen die Arbeitssicherheit und erleichtern die Zubereitung der benötigten Großmengen. „Die gesamte Technologie und die Geräte sind jetzt auf dem neuesten Stand. Unser größter Kochkessel hat jetzt ein Fassungsvolumen von 500 Litern", berichtet Andreas Rigler, der Küche und Betriebsrestaurant im AKH Wien leitet.
Verpflegungsmanagement – von der Speiseplanung bis zur Ausgabe
Neben den Mengen ist auch die Vielfalt der zubereiteten Speisen beeindruckend: Täglich werden knapp 80 verschiedene (Diät-)Menüs benötigt, jede Patientin und jeder Patient darf dabei – unter Berücksichtigung des persönlichen Ernährungsplanes – aus verschiedenen Angeboten und Kombinationen wählen. Dabei ist sicherzustellen, dass das jeweilige Wunschmenü auch beim richtigen Besteller ankommt. Eine logistische Herausforderung, die ihresgleichen sucht.
Gerald Gerlich hat darüber vor mehr als 20 Jahren zum ersten Mal nachgedacht. Der snap-Gesellschafter hat mit seinem Team von snap Österreich jene Lösung konzipiert, die aktuell auch in der Großküche des AKH Wien eingesetzt wird: Das Verpflegungsmanagement (VPM) von SAP Österreich. Die Teilapplikation des Generic Healthcare Templates (GHT) von SAP© wird von snap Consulting seit 1998 programmiert und federführend weiterentwickelt.
„Unser Verpflegungsmanagement-Tool kann natürlich wesentlich mehr, als Menüwünsche aufnehmen oder die notwendigen Mengen an Zutaten auszurechnen. Wir unterstützen den gesamten Prozess der Verpflegung”, erklärt Gerald Gerlich. „Das beginnt bei der Erstellung des Speiseplans und reicht von der Menüanforderung über die Auswahl der geeigneten Rezeptur und der Beschaffung der Zutaten bis hin zum eigentlichen Kochvorgang und endet mit der Portionierung und Ausgabe der Speisen“. Dabei kommen etwa im AKH Wien eigens entwickelte Tablett-Roboter zum Einsatz, die auf Basis der Patientenkarte – und der darauf codierten im VPM hinterlegten Menüauswahl – das richtige Geschirr auf den Tabletts platzieren. Korrekt bestückt, passieren diese auf einem Förderband die sogenannte “Ausspeisung”, wo die Behältnisse manuell befüllt und die Tabletts zur Auslieferung auf Tablettwagen sortiert werden. Selbstverständlich werden die eingekauften und verarbeiteten Zutaten auch korrekt dem Warenwirtschaftssystem zugeordnet und entsprechend verbucht.
Auch bei der Erstellung von Menüplänen ist das Verpflegungsmanagement-Tool von snap Healthcare ein dienstbarer Geist. Indem es Diätpläne mit Zutaten und Unverträglichkeiten abgleicht, werden einerseits Patienten davor bewahrt, das Falsche zu sich zu nehmen. Andererseits erfahren Mediziner und Ernährungsexperten durch entsprechende Protokollierung, was tatsächlich gegessen wurde und welche Mengen an Kalorien, Fetten oder Nährstoffen eine Patientin oder ein Patient tatsächlich zu sich genommen hat.
Ständige Verbesserung dank Praxis-Feedback
„Laufendes Feedback aus der praktischen Anwendung hilft uns dabei, die Software ständig zu verbessern”, erklärt Gerald Gerlich. Feedback, dass etwa von Darko Jovetic von snap Healthcare kommt. Als Experte und Berater für das Thema VPM kennt er Markt und Problemstellungen und bringt Anforderungen seiner Kunden in die Entwicklung ein. „Als sich etwa gezeigt hat, dass bestimmte Vitamine durch Erhitzen zerstört werden, haben wir das Programm um die Möglichkeit erweitert, die hinterlegten Parameter einer Rezeptur entsprechend der tatsächlichen Verarbeitung abzuändern. Dies hat zu wesentlich realitätsnäheren Werten und damit zu einem schmackhafteren und gesünderen Ergebnis geführt“, erklärt Jovetic.
Solche und andere praktische Erfahrungen kommen dabei allen Unternehmen und Einrichtungen zugute, die VPM nutzen. „Die Entwicklung erfolgt in den meisten Fällen ‘solidargemeinschaftlich’”, betont Gerald Gerlich. Denn „Entwicklungen durch Investitionen innerhalb der Community nützen allen Nutzerinnen und Nutzern innerhalb der Gemeinschaft.“ Wenn Kunden nicht auf exklusiven Lösungen bestehen, fließen Neuerungen und Verbesserungen in die nächste Release ein und stehen dann allen Anwendern zur Verfügung. Für die Entwicklung und Wartung zeichnet dabei SAP© verantwortlich, operativ ist es das bewährte Kern-Entwicklerteam von snap Healthcare um Gerald Gerlich.
Knowhow-Transfer beim Healthcare-Infotag
„Dieser Ansatz dient auch dazu, Branchen-Know-how zu teilen”, erklärt Gerlich. Eine Gelegenheit, sich zu informieren, besteht beim alle zwei Jahre stattfindenden Healthcare-Infotag. Dort werden Anwender nicht nur über Neuerungen und Updates der VPM-Applikation infomiert. Auch „naheliegende GHT-Themen“ wie Apothekenmanagement, Pflege- und Materialwirtschaft oder Waren- und Gerätelogistik kommen zur Sprache. Und natürlich besteht dabei die Möglichkeit sich über aktuelle Best-practice-Erfahrungen auszutauschen – mit Anwenderinnen und Anwendern ebenso wie mit Entwicklern. Der Termin für den Healthcare-Infotag 2021 steht – bedingt durch die Corona Pandemie– noch nicht fest und wird ehestmöglich bekanntgegeben.
Unterstützung für kommende Entwicklungen
Wie ertragreich dieser Austausch ist, zeigt nicht zuletzt ein Blick auf die kommenden Trends: Großküchen setzen künftig vermehrt auf das Konzept “cook and chill”. Die fast fertig gekochten Mahlzeiten werden tiefgefroren, kurz vor dem Servieren aufgetaut und fertig zubereitetet – und „frisch“ serviert. Die Haltbarkeit steigt von wenigen Tagen auf bis zu drei Wochen und erhöht die Planbarkeit substantiell. Auf der anderen Seite liebäugeln privatwirtschaftlich organisierte Krankenhäuser mit à-la-carte-Angeboten für eine betuchte Klientel. Da wie dort führt der steigende Kostendruck dazu, dass Großküchen zunehmend als „Caterer“ operieren. Sie sind dazu angehalten, neben dem eigenen Betrieb auch noch andere Einrichtungen wie Schulen und Kindergärten mit Menüs zu beliefern. Dabei spielt es eine untergeordnete Rolle, ob die Küche in einem Krankenhaus oder einem anderen Großbetrieb angesiedelt ist. Fakt ist, dass das Verpflegungsmanagement-Tool von SAP Österreich und snap Healthcare alle mit der jeweiligen Anforderung zusammenhängenden Logistikleistungen unterstützt.
Hinzu kommt, dass bei unterschiedlichen Einrichtungen das Interesse steigt, die gesunde Ernährung ihrer Kunden nachzuweisen – sei es aus gesundheitlichen Gründen oder aufgrund von Haftungsfragen. „Das sind Entwicklungen, die sich auch in künftigen Releases des VPM-Tools niederschlagen werden“, erklärt Gerald Gerlich. Sei es mit noch effizienteren Möglichkeiten für Planung und Einkauf oder präziseren Auswertungen der Ernährungspläne und ihrer Parameter.
Präsentation gewinnt an Bedeutung
Zunehmend wichtig wird auch die Präsentation. „Die nächsten VPM-Versionen verfügen definitiv über verbesserte Möglichkeiten um die angebotenen Speisen entsprechend anzubieten“, erklärt snap Healthcare-Berater Jovetic. Nicht nur, dass die via Karte oder Display zur Auswahl stehenden Speisen nur jene sind, die für die jeweilige Patientin oder den Patienten auch tatsächlich geeignet sind, besteht die Möglichkeit, diese auch optisch ansprechend zu zeigen. Das auch mit Blick auf das zunehmende Geschäft mit Gastro-Dienstleistungen und dem Verkauf nach außen, der eine zielgruppenorientierte Darstellung mit flexibel anpassbaren Web- bzw. Fiori-Oberflächen für die notwendig macht. „Entwicklungen eben, die sich logisch aus den Bedürfnissen der Kunden ergeben“, wie Gerald Gerlich bekräftigt. Und die klarerweise auch Herrn A. und Frau B. im AKH Wien zugutekommen. Denn sie können sich über noch mehr Komfort und Service rund um ihre optimale Verpflegung freuen.
snap Consulting ist ein SAP® Beratungsunternehmen mit Sitz in Wien und Hallbergmoos bei München. Als zuverlässiger Partner mit hoher Umsetzungskompetenz unterstützt snap seine Kunden im DACH-Raum bei den Themen SAP® Healthcare, Logistik (Einkauf, Instandhaltung, EAM) und Technologie (S/4HANA, ABAP, Fiori und SCP) und ermöglicht mit snapware Best-Practice Softwarelösungen rasche Umsetzungsergebnisse.
Gerald Gerlich ist Gesellschafter von snap Consulting Österreich. Er hat 1998 die Teilapplikation Verpflegungsmanagement des Generic Healthcare Templates (GHT) von SAP© federführend mitentwickelt und betreut diese als SAP©-Entwicklungs-, Beratungs- und Vertriebspartner seit mehr als 20 Jahren.
Darko Jovetic ist Gesellschafter von snap Consulting Deutschland. Ein Berufsleben lang ist er Senior Prozess Berater und Spezialist für Verpflegungsmanagement desweiteren ein Healthcare Logistik Experte und GHT VPM Gestalter der ersten Stunde.