Individualsoftware zur Seminarverwaltung

seminargo hat sich auf die Vermittlung und Veranstaltung von (Firmen-) Seminaren in Hotels und Locations spezialisiert. Dieses B2B Service richtet sich an Firmen, geht weit über eine gewöhnliche Hotel-Suche hinaus und umfasst auch die vollständige Konfiguration der Seminarräume, Verpflegung, Übernachtung und Abrechnung nach den Wünschen des Auftraggebers. seminargo setzte dazu eine über die Jahre gewachsene selbst entwickelte Web-Software ein.

snap wurde mit der Analyse sowie Design und Re-Implementierung der gesamten Software-Plattform beauftragt.

Analysephase

Die Analysephase umfasste die Dokumentation und Optimierung der benötigten Prozesse für die unterschiedlichen Akteure auf der Plattform:

• Kunden suchen/filtern/vergleichen Hotelangebote, erstellen Verfügbarkeitsanfragen an Hotels, konfigurieren, buchen und verrechnen Veranstaltungen.
• Hotels beantworten Verfügbarkeitsanfragen, verwalten und verrechnen die gebuchten Veranstaltungen.
• seminargo Mitarbeiter unterstützen oder übernehmen alle Prozessschritte und verwalten die Stammdaten zu Kunden, Hotels und Preislisten.
• Aus den Stammdaten der Hotels wird jährlich auch ein 300+ Seiten starker Katalog erstellt.

Wichtig war dem Auftraggeber, dass der Prozess von der Hotelsuche durch den Kunden, bis zur Abrechnung einer Veranstaltung durch das Backoffice bestmöglich unterstützt wird. Anders als bei Hotelbuchungen etwa für Urlaube müssen bei Seminarveranstaltungen viel mehr Konfigurationen, etwa der Seminarraumausstattung oder der Verpflegungs- und Übernachtungswünsche unterstützt werden, aber auch Änderungen bis kurz vor Seminarbeginn müssen prozessgeführt möglich sein.

Designphase

Das Design der Anwendungsplattform stellte uns vor die Herausforderungen:

• Etablieren eines Scrum Prozesses beim Projektauftraggeber
• Anforderungs- und Testmanagement
• Schaffung einer hoch skalierbaren und ausfallsicheren Systemarchitektur für potentiell zehntausende Benutzer
• Integration des Liferay Portals für Benutzer- und Siteverwaltung sowie Portalerweiterungen durch Hooks
• Integration eines Business Rules Frameworks zur Abbildung komplexer Preisfindung
• Aufwendiges Styling des Portals und der Business-Portlets
• Implementierung einer hochperformanten Volltextsuche über alle Businessobjekte
• SAP Business One Integration

Implementierungsphase

Die Steuerung während der Analysephase sowie die Entwicklung und Fehlerverfolgung haben wir gemeinsam mit dem Auftraggeber als Scrum Prozess aufgesetzt und mittels Jira/Confluence implementiert. Alle beteiligten Teammitarbeiter (snap und seminargo) arbeiten direkt an den aktuellen Aufgaben und werden automatisch durch E-Mails von Änderungen informiert. Jira steuert dabei die Tasks und Confluence verwaltet die Analysedokumente und Detailbeschreibungen. 

Als hoch skalierbare Systemarchitektur haben wir Java EE gewählt, da wir damit einerseits bereits viele Jahre Erfahrung haben und andererseits viele der Anforderungen durch Open Source Bibliotheken unterstützt werden konnten. Zentrale Serverkomponente ist dabei ein JBoss Applicationserver, der Portal und Anwendungen hostet und ein MS-SQLServer Datenbankserver.

Um Business Rules nicht fix in der Anwendung kodiert zu haben wurde ein Business Rules Framework integriert. Dieses ist dafür zuständig die Regeln für die Preisfindung auszuwerten aber auch um zu entscheiden, welche Mailbenachrichtigungen an Hotels und Kunden im Verlauf des Prozesses zu verschicken sind.

Eine ganz besondere Herausforderung war die schnelle Suche nach Businessobjekten und Hotels. Ziel war es, dass Ergebnislisten bereits nach der Eingabe weniger Buchstaben dynamisch angezeigt werden und mit der Eingabe jedes weiteren Buchstabens verfeinert werden sollten. Bei der Suche und Filterung nach Hotels und deren Eigenschaften ergeben sich sehr komplexe Suchanfragen, die in Sekundenbruchteilen für mehrere Tausend Objekte ausgewertet werden müssen. Zur Lösung dieser Anforderung haben wir Teile der Datenbank durch Lucene-Volltextindices ergänzt und führen die Suche direkt auf dem Volltextindex aus. 

Mit Liferay steht ein Open Source Portal zur Verfügung, das sich durch seinen modularen Aufbau auch sehr gut an unsere speziellen Bedürfnisse anpassen ließ. Ein zentrales Theme übernimmt die optische Anpassung an die Firmen CI sowohl der statischen Portalseiten als auch der Anwendungs-Portlets. Das Userinterface der Portlets haben wir mit VAADIN, einer auf Google Web-Toolkit basierenden UI Bibliothek realisiert. Das Look&Feel der Anwendungen entspricht dabei einer installierten Desktop Anwendung und ermöglicht hoch interaktive Benutzeroberflächen.

Um die betriebswirtschaftliche Seite nicht selbst entwickeln zu müssen werden die abrechnungsrelevanten Daten der Veranstaltung nach Freigabe der Abrechnung durch Kunden, Hotel und Backoffice an die Rechnungswesen Software SAP Business One übergeben. SAP übernimmt dann den Rechnungs-/Gutschriftsdruck sowie die Nachverfolgung von Zahlungen und Mahnungen.

Betrieb

Die Server laufen virtualisiert in einem Rechenzentrum in Wien. Das ganze System ist nun seit 2015 in produktivem Betrieb und wird laufend weiterentwickelt.