Wartungsaufträge/Servicetechniker

Im Zuge von Serviceeinsätzen werden Daten zum Wartungsvorgang (Materialien, Zeiten, Seriennummern, Kundendetails...) auf Papier erfasst und anschließend vom Kunden mit einer Unterschrift abgenommen. Die Unterlagen werden im Unternehmen händisch erfasst.

Zielszenario

Die Wartungsformulare werden in SAP erzeugt, Der Erfassungsprozess Vorort wird mit einem interaktiven Formular durchgeführt. Kundenseitig wird auf einem Signaturpfad unterschrieben und der Vorgang per Mail an die Zentrale gesendet. Dort erfolgt die automatisierte Übernahme der Daten in die Folgeprozesse und Archivierung des Originaldokumentes.

Nutzen

1. Automatische Erzeugung und Verteilung von Wartungsaufträgen

2. Papierlose Abwicklung

3. Rechtskonforme Unterschrift des Kunden

4. Automatische Datenweiterverarbeitung der Formularinformationen

 

Qualitätsmeldungen

Fehler z.B. bei Lieferung auf- QM Prozess startet – Lieferant muss sich rechtfertigen, Fehlerursache, Maßnahmen müssen beschrieben werden. Papierprozess + Fax + Anlagen in gedruckter Form gehen im Kreis. Im Qualitätsmanagement werden Meldungen (mehrseitige Formulare mit evtl. mehren Anlagen) einerseits vom Kunden selbst als auch vom Lieferanten händisch erstellt. Diese Daten werden dann manuell im System erfasst bzw. archiviert.

Zielszenario

Für den Lieferanten wird aus dem QM per Button ein .pdf Formular (mehrseitiges Formular) erzeugt und per Mail verschickt. In dieses Formular können die entsprechenden Daten erfasst werden, und auch binäre Anlagen eingebracht werden. Das Dokument wird per Mail an einen QM-Manager beim Kunden geschickt, dieser kann die Daten automatisch in QM-Objekte, sowie in das SAP DVS übernehmen (auf elektronische Weise).

Nutzen

1. Ausfüllverluste vermeiden

2. Zeitverluste minimieren

3. Anhänge die zurückkommen, können elektronisch archiviert werden

 

Materialstammanlage

Kunde verkauft z.B. Werbeartikel, Marketing entscheidend dynamisch, es werden ständig neue Materialstämme im SAP für die Folgeprozesse benötigt. Von beiden Seiten (Lieferant und Kunde) sind Daten einzubringen um am Ende des Prozesses Materialstämme anlegen zu können.

Zielszenario

Im CFolders (ähnlich einer elektronischen Akte) werden Grunddaten in einem entsprechenden pdf  kundenseitig erfasst. Der Lieferant ergänzt diese Daten elektronisch über das Web. Aufgrund dieser Daten wird entschieden welche Werbeartikel in welcher Form produziert werden. Nach einem Genehmigungsschritt werden automatisiert Materialstammdaten (z.B. alle Varianten bei T-Shirt, XL-BLAU, XL-ROT, XL-GRÜN, Preise, Produkthierarchie) erzeugt.

Nutzen

1. Dokumentierte und elektronische Abwicklung eines übergreifenden Prozesses

2. Automatisierte Validierungen

3. Automatisierte Anlage der Materialstammdaten

 

Kundendatenerfassung

Schaltergeschäft – Kunden müssen Formulare einbringen, aufgrund z.B. eines Bankeinzuges muss auch eine entsprechende Unterschrift vorhanden sein.

Zielszenario

Stufe 1 - Formular ist downloadbar von der Homepage des Unternehmens, dieses kann vorab ausgefüllt und ausgedruckt werden.

Stufe 2 – Formular ist verfügbar z.B. bei einem Schalterterminal, dort kann der Formularinhalt eingebracht und mit einem Signaturpfad unterschrieben werden.

Stufe 3 – Formular wird OFFLINE ausgefüllt, digital signiert (z.B. mit Bürgerkarte) per Homepage/Mail eingebracht und vollautomatisch verbucht.

Nutzen

1. Schnellere Datenerfassung, da Daten elektronisch übernommen werden können (z.B. per OCR oder per Auslesen des  Formulars)

2. Formular ist fertig ausgefüllt, unterschrieben – kann so elektronisch archiviert und vollständig weiterverarbeitet werden

3. Schaltergeschäft / Andrang reduziert sich